CAJA MENOR.
La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolso por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolso, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de acusación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de acusación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
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REGLAMENTO DE CAJA MENOR.
CONCEPTO:
Se le denomina Caja Menor a la suma de dinero a cargo de determinada persona responsable, que constituye un fondo fijo disponible para pagos de menor cuantía en la empresa. Por ejemplo para pagos de:
- Fotocopias.- Transporte del Mensajero.- Elementos de Aseo y Cafetería.- Refrigerios.- Correo.- Compra de Papelería- Entre otros.
- La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa.
- Cada caja menor debe tener un responsable
- La cantidad del fondo debe ser lo necesaria para cubrir las necesidades.
- Todo desembolso que se realice debe estar respaldado por su respectivo documento soporte: factura o relación, adjunto al recibo de caja menor, el cual debe estar numerado consecutivamente y contener las firmas responsables.
- Debe tener una base mínima para reembolso.
- Una vez revisado el reembolso, los recibos de caja menor y sus soportes deben ser anulados por el funcionario efectúa el pago.
- Los cheques girados para reembolso deben girarse a nombre del responsable del fondo.
- El responsable del manejo del dinero debe estar respaldado por una póliza de seguros de manejo de efectivo, contratada con una compañía de seguros generales, dicho costo puede ser asumido por el empleado o la empresa.
- La caja menor no debe destinarse para cambio de cheques a empleados.
- Para su control deben realizarse arqueos sorpresivos.
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