DOCUMENTOS.
- COMPROBANTE DE DIARIO:
Es un formato que registra diariamente las operaciones contables de una empresa.
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el numero, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Las partidas o comprobantes de diario tiene como propósito registrar cada operación que se realiza en una empresa o negocio, ya sea de carácter comercial, industrial o de servicio.
Se elabora un comprobante de diario por cada día en el que se registren transacciones económicas. Una de las características de las partidas de diario es que en los totales, el DEBE siempre tendrá igual cantidad que el HABER.
https://prezi.com/ukngsq7dk94m/comprobante-de-diario/
- FACTURA:
Una factura es un documento que diligenciado debidamente goza de valor probatorio y constituye título valor para su emisor o poseedor en caso de endoso.
Una factura es un documento que refleja, que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos.
Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.
Vemos que el código de comercio nuestro define la factura como un título valor, título valor que legitima el valor derecho literal y autónomo en el contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho título valor [factura] no reciba a satisfacción lo allí contenido puede exigirlo judicialmente por cuanto el documento respectivo presta mérito ejecutivo.
Se debe aclarar eso sí, que la factura para que tenga la naturaleza de título valor debe cumplir con todos los requisitos que el código de comercio considera para ello.
http://www.gerencie.com/que-es-una-factura.html
- COTIZACIÓN:
Cotización es el
accionar y las consecuencias de cotizar (establecer un precio, realizar una estimación de algo, abonar una cuota).
Esta palabra es usada para referirse a la documentación que indica el valor real
de un bien o de una servicio.
Cotización puede referirse a distintas cosas: el pago de una cuota fija, la asignación del precio de una acción o título económico en la bolsa de valores, o, en un sentido más general, la acción de estimar, valorar o fijar precio de algo. Como tal, proviene del verbo francés cotiser, que traduce ‘cotizar’, de allí se deriva cotización, que significa ‘acción y efecto de cotizar’.
Como cotización, en el área de Contabilidad, es también conocido un tipo de documento, de carácter eminentemente informativo, que establece el precio de un bien o servicio, generalmente empleado para gestionar las negociaciones de compra, así como para consideraciones de carácter presupuestario.
El término cotización también puede referirse a las cuotas que tanto trabajadores como empresas deben pagar al Estado como aportación a la Seguridad Social. Por lo general, dichas cuotas suponen una fracción del sueldo o salario mensual del trabajador, de las que se guarda registro en lanómina de la empresa.
http://www.significados.com/cotizacion/
- ORDEN DE COMPRA O SERVICIO:
La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido.
- Número de orden de compra.
- Nombre y dirección del proveedor.
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
- Términos de entrega y de pago.
- Cantidad de artículos solicitados.
- Número de catálogo.
- Descripción.
- Precio unitario y total.
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden.
- Firma autorizada.
http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/46/ordencompra.htm
- NOTA DÉBITO:
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.
Este documento incrementa el valor a la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, intereses por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento de saldo de una cuenta.
FUNCIÓN: Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que se notifica haber encargado debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto de la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación interés por pago fuera de termino.
Las notas de débito deben contener información del emisor, de los costos, gastos o intereses, del comprobante de venta al que hace referencia e identificación de quien lo recibe; así como los datos de la autorización y su caducidad.
Los datos de nota débito se utilizan en: Bancos - Comercios, etc.
- NOTA CRÉDITO:
Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su cuenta comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el cliente.
Es un documento administrativo mas utilizado para asentar sobre el papel los movimientos que se ejecutan sobre una transacción anterior, que por lo general, fue registrada una factura perteneciente a una caja ya cerrada.
Fundamentalmente se utiliza para remendar errores de facturación, otorgar beneficios no contemplados de antemano.
Es un comprobante de uso cotidiano especialmente utilizado para salvar el cobro ‘de más’ de un determinado gasto, para concretar la anulación total de una exigencia de pago o para asignar un descuento en una compra específica.
Este documento, inmerso en el quehacer diario de la comunidad socio-económica de los diferentes países, será igualmente válido para los contribuyentes del Régimen General como para aquellos incluidos en el Régimen Especial.
http://notadecredito.net/
- LETRA DE CAMBIO:
La letra de cambio es un documento por el que una persona física o jurídica (librador) ordena a otra (librado) que pague una cantidad a favor de un tercero (tenedor o tomador), en una fecha determinada (vencimiento).
La letra de cambio es un título de crédito de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen. La letra de cambio nace a finales de la Edad Media, con la necesidad del comercio monetario y su acumulación ilimitada en contra de la renta feudal.
http://es.wikipedia.org/wiki/Letra_de_cambio
- CHEQUE:
Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
El cheque es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
http://es.wikipedia.org/wiki/Cheque
- PAGARÉ:
Un pagaré es un título que registra una obligación de pago. La persona que lo emite, que se conoce como suscriptora, se compromete a pagar a un segundo individuo (el beneficiario o tomador) una cierta cantidad de dinero en un plazo estipulado.
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Como instrumento formal de pago, un pagaré debe cumplir con requisitos de validez. El documento tiene que incluir, ya sea al principio o en otra parte, la palabra pagaré que lo identifica como tal. Por otra parte debe detallar la cantidad de dinero que se pagará con sus correspondientes intereses tanto en letras como en números. Es importante tener en cuenta que el pagaré obliga al pago en la fecha estipulada, lo que lo distingue de la letra de cambio.
http://definicion.de/pagare/
- BONO:
Un bono, en sentido financiero, consiste en un título de deuda que puede emitir el Estado (gobiernos nacionales, provinciales, municipales, etc.), empresas privadas (industriales, comerciales o de servicios) o instituciones supranacionales (corporaciones de fomento, bancos regionales). Estas herramientas pueden tener renta de carácter fijo o variable y permiten que el emisor consiga fondos de manera directa del mercado.
- KARTEX:
La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del bien o producto, existen muchos tipos de kartex pero como hablamos de inventarios hablaremos de la tarjeta Kardex de inventario la cual, es una herramienta que le permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la compañía.
Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancías en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la compañía.
Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que proporcionan información y ayudan al control de los mismos, pero para ello se debe tener un claro concepto de lo que son los inventarios y una buena clasificación de los mismos, por tal motivo los principales tipos de inventarios son:
- Inventarios de Materias Primas.
- Inventarios de Productos en Proceso.
- Inventarios de Productos Terminados
- Inventarios de Mercancías no Fabricadas por la Empresa.
- Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios
- Inventarios de Envases y Empaques.
- Inventarios en Tránsito.
http://mugetsu-tribus-urbanas.blogspot.com/
- COMPROBANTE DE EGRESO:
Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas (negocios).
Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.
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